Централна писарница Србије – кaко изгледа и коме користи

Да би око 300 државних, покрајинских и локалних органа управе свакодневно евидентирало предмете, размењивало информације и документа у електронском облику приликом вођења поступака, неопходна је централна писарница.

Дуго је припремана, почев од законодавног оквира, до развоја одговарајућег софтверског решења. Многи би помислили – соба пуна докумената, али у ствари – модерна компјутерска апликација.

"Писарница је, заправо, кичма државне администрације. Она је неопходна како би се сваки предмет и документација у поступцима које грађани и привреда воде пред државом водили кроз један јединствени систем. Тај систем сада зовемо Писарница, односно систем за управљање документима", наводи Светлана Јовановић, виши саветник у кабинету председника Владе.

А документима лакше него раније управљају и у Министарству државне управе и локалне самоуправе, које је и главни координатор реформе јавне управе у Србији, 14. марта ове године, пре свих других, свој софтвер, повезали су са централном писарницом.

"Писарница функционише на тај начин да се омогућава да запослени једноставно раде, брже, економичније, без папира, да два до три минута када писар заведе предмет у писарници, добије предмет у рад. Да се врши размена података са другим државним органима, као и да се врши размена података унутар министарства", истиче Станија Вишекруна, в. д. секретара у овом министарству.

Пред државним чиновницима је изазов – сви предмети водиће се убудуће у електронском облику. Кључно је и то што Србија сада има Централну деловодну књигу.

Сваки поднесак има јединствен деветоцифрени број, било да смо се обратили локалној самоуправи или неком министарству, што је врло важно за грађане, тврде у Влади.

Светлана Јовановић указује на то да ће се предмети брже решавати, као и да неће моћи да се деси да се неки папир изгуби.

"Дакле, сасвим сигурно ће доћи на право место, сасвим сигурно ће стићи до обрађивача у року од неколико секунди, у односу на тренутак када је грађанин тај захтев предао писарници, за неколико секунди ће се то наћи код обрађивача, лица које треба да ради на његовом предмету, значи сигурно ће грађани видети бенефит у томе што ће брже се решавати њихови захтеви, односно брже ће остваривати своја права", навела је Јовановићева.

Писарницу засад користи 50 државних органа

Писарницу за сада користи око 50 државних органа, до краја године, очекује се да сви пређу на нов начин рада који штеди и новац и време.

"Раније нисмо могли да добијемо извештај одмах о томе колико је ушло предмета, колико је обрађено, већ смо само могли на наш изричит захтев према одређеној другој институцији, сада то можемо да радимо самостално, и пратимо своје предмете“, рекла је Станија Вишекруна.

Додаје и да се у апликацији види и историја предмета, контрола предмета као и учешће више организационих јединица или запослених у обради предмета.

У кабинету премијерке наводе да је циљ комуникација без папира, али и уштеда папира, тонера и времена.

"Сада када шаљете један допис, када се једно министарство обрати другом министарству, иако се налазе на неколико стотина метара, дешава се да тај допис путује чак и неколико дана. Ми кроз овакав централни јединствени систем заправо једним кликом пошаљемо допис у електронском облику другом органу. Дакле, заиста штедимо време, убрзавамо процесе", истиче Светлана Јовановић.

Електронска писарница, један је од најзначајнијих сегмената реформе јавне управе. Важно је да се државна администрација оспособи да електронски креира, размењује и доноси акте у електронском облику.